Fakturę definiujemy jako dokument w formie papierowej bądź elektronicznej zawierający wymagane ustawowo dane. Elektroniczna forma świadczy o zdematerializowanej wersji, która stanowi jedynie utrwalony zbiór informacji, zapisanych lub zakodowanych w dowolnym formacie elektronicznym. Dowolność ta nie jest jednak nieograniczona. Warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, spójności treści oraz czytelności danej faktury.
Jakie są więc zasady wystawiania e-faktur?
Aby spełnić wszystkie wymagania powinno się:
- opatrzeć fakturę bezpiecznym podpisem elektronicznym ( weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz składanym poprzez specjalną kartę procesorową lub token USB),
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wysyłanie oraz przyjmowanie faktur, a także weryfikację adresu nadawcy e-maila z przysyłanym dokumentem,
- zapisywać fakturę w formacie, który umożliwiałby modyfikację jej treści,
- przypisywać fakturze unikalny numer porządkowy,
- umożliwić dostęp do maila oraz faktur w systemie, tylko i wyłącznie po zalogowaniu się.
Jak archiwizować?
Faktury, zarówno elektroniczne jak i papierowe, w razie kontroli powinny być przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe. Ważna jest również możliwość poboru, przetwarzania danych oraz wydruku czy zapisania faktur na zewnętrznych nośnikach danych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).
Podatnicy powinni przechowywać wszystkie dokumenty prowadzone w celu rozliczenia podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dopuszczalna jest także archiwizacja faktur, przy jednoczesnym zniszczeniu papierowych wersji. W tym wypadku należy najpierw zeskanować dokument do pliku. Ważne jest, aby wersja elektroniczna zeskanowanej faktury VAT zawierała także datę otrzymania faktury VAT
Czy warto wystawiać faktury elektroniczne?
Zalet korzystania z e-faktur jest wiele. Przedsiębiorca nie tylko zmniejsza koszty, ale również zyskuje pełny podgląd na dane oraz sprawny obieg dokumentów, co w przyszłości może poprawić płynność finansową. Co więcej w porównaniu z tradycyjną fakturą znika ryzyko niedostarczenia dokumentu. W przypadku faktur elektronicznych zmniejsza się także liczba błędów popełnianych przy wystawianiu dokumentów.