Firma, przy zachowaniu reguł odpowiedniej staranności, może ująć w kosztach niektóre kary umowne. Wysokość tych opłat wynika z okoliczności, na które nie ma zbytnio wpływu.
Przykład
Konsorcjum zostało zawiązane przez ubiegającą się o interpretację spółkę A ze spółkami B, C i D po to aby wzmocnić swoje szanse na wygraną w przetargu o roboty budowlane dla przedsiębiorstwa E. Spółka A wygrała przetargu, co doprowadziło do zawarcia kontraktu, który zakłada kary umowne związane m.in. z nieterminowym uzyskaniem przez wykonawcę dokumentów zaświadczających o terminowości zakończenia prac budowlanych. Zgodnie z umową wszystkie spółki miały odpowiadać za zobowiązania solidarnie.
W ramach kontraktu spółka A wywiązała się z powierzonych jej zadań, w odróżnieniu od pozostałych firm. Niestety to ona będzie musiała zapłacić ewentualne kary umowne. Stało się tak dlatego, iż spółka C została przejęta przez spółkę E, która aktualnie jest w upadłości i w trakcie likwidacji majątku. Natomiast spółka B znajduje się w upadłości układowej.
Według dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w powyższym przypadku nie ma zastosowania 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.), gdyż wyłącza on z KUP kary umowne i odszkodowania z tytułu:
- wad dostarczonych towarów, a także wykonywanych robót i usług,
- zwłoki w dostarczeniu wolnego od wad towaru czy usunięciu tych wad
Kara, którą będzie musiała ponieść spółka A nie mieści się w tym katalogu. Nieuwzględnienie kary w umowie może skutkować jej niepodpisaniem w ogóle i pozbawieniem członków konsorcjum źródła przychodu. Ponadto przecież spółka A w żaden sposób nie przyczyniła się do opóźnienia, którego konsekwencją było nałożenie kary.
Podsumowując, aby kwotę kary można było zaliczyć do kosztów podatkowych, musi zaistnieć związek między jej poniesieniem, a przewidywanym przychodem. Jest to jednoznaczne z tym, że wydatek powinien być poniesiony w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Kary nie mogą także wynikać z nieracjonalnych działań spółki.